Изображение пользователя Анна Шилова
Как организовать работу отдела закупок?
от Анна Шилова - Четверг 5 Сентябрь 2013, 23:49
 

Добрый день! Меня зовут, Анна.

Недавно меня назначили на должность руководителя отдела закупок фирмы, которая торгует строительными материалами в Москве.

Так как опыта работы у меня нет на данной должности, то возникли трудности в вопросах управления отделом, а именно... постановка задач, контроль задач, организация работы отдела... Пока смутно понимаю, как контролировать сотрудников отдела... И не до конца понимаю, чем каждый из них занят. Можете дать какой-то совет, как навести порядок в отделе?

Заранее благодарна!

 
Изображение пользователя Андрей Стыгарь
Re: Как организовать работу отдела закупок?
от Андрей Стыгарь - Воскресенье 8 Сентябрь 2013, 10:11
 

Анна, могу дать вам алгоритм своей методики. Как бы я это сделал.

1). анализ временных затрат сотрудников отдела (перед тем как что-то создавать и внедрять, нужно разобратья, а чем сейчас заняты ваши сотрудники... Я бы в течении недели собирал информацию о временных затратах отдела по выполняемым задачам, потом бы проанализировал их и вывел общую картину - что каждый делает, что в большей  степени предпочитает делать. По этому пункту статью написал отдельную. Читайте здесь.).

2). Затем стоит разобраться с должностными задачами ваших сотрудников. Что конкретно они должны делать, за что отвечать. После анализа временных затрат вы уже будете видеть реальную картину, которая сейчас имеется. После проработки должностных инструкций вы поймёты, какой набор задач вообще должен выполняться. Затем сопоставьте то что есть, с тем, что должно быть. Вот вам и поле для действий. В результате проработки должностных инструкиций рекомендую вам сделать график регулярных задач, которые сотрудники ваши должны выполнять. Этот график описывается с самой должностной инструкции, которая часто не имеет чётко прописанных задач. Например, если в должностной инструкции написано "Должен оптимально управлять запасами", то ваша задача расписать конкретные действия, которые сотрудник должен выполнить, чтоб оптимально управлять запасами. Как вариант, может быть задача №1: "Ежемесячный анализ неликвидных позиций с дальнейшим планом мероприятий по их реализации", задача №2: "Своевременное размещение заказов поставщикам и контроль выполнения этапов поставок в срок". И так далее... Что делать дальше? Контролировать работу отдела. Это уже следующий пункт.

3). Займитесь плланированием работы сотрудников отдела и контролем выполнения задач. Советую каждому сотруднику создать два графика: первый - месячный график задач, второй - недельный график. В начале месяца каждый сотрудник должен прописать свой график задач на месяц с разбивкой по дням. В этом графике могут быть отображены регулярные задачи, которые вы определили в должностных инструкциях. Это задачи постоянные - они обычно не спонтанные. Поэтому их можно запланировать и выполнять. Каждая регулярная задача может иметь свой период повторяемости. Каждый сотрудник должен вести свой график регулярных задач на месяц. Этот график больше носит стратегических характер, он обычно не влючает в себя мелкие спонатнные второстепенные задачи. С наступлением каждой новой недели график регулярных задач нужно детально прописывать на неделю, перепланировать его если идут какие-то сдвиги по задачам. В ходе текущей недели можно дописывать уже задачи в график , которые появляются в течении этой недели. Пострайтесьграфик задач поместить на 1 лист А4, таким обрзом вы будете видеть все задачи на месяц на одном листе. Это удобно, так как сотрулник видит и понимает все, что запланировано на текущий месяц. Так же он может легко перпланировать своё время, видя все основные задачи, отоыре он должен выполнить в течение месяца. По истечении недели собирайте копии графиков задач с их выполнением каждого сотрудника и проводите совещание по результатам выполнения задач. Это позволит вам держать руку на пульсе вашего отдела. Также можете проводить совещание по закрытию месяца и выполненных задач. В начале недели можете обсуждать планы на новую неделю с каждым сотрудником отдельно.